仕事の精度がめちゃくちゃ上がるかも?!webデザイナーのデータ・素材管理術

私は元々、整理整頓が大の苦手でした。机の上もPCの中も汚く、よく先輩に注意されていました・・・^^;

えりー
その当時は、整理整頓のメリットをよくわかっていなかったんですね・・・

半ば嫌々でしたが(笑)、デスクの上やPCの中を整理整頓をするようになったところ、不思議なことに整理整頓が上手くなるにつれて、仕事の精度も上がっていったんです。

その理由は、データ・素材を整理整頓することで、頭が整理されたということと、細かいことにも気が付くようになったということが大きいと思っています。

にゃーご
机の上の状態は、頭の中と一緒にゃ。

今回は、もしかすると仕事の精度がめちゃくちゃ上がるかもしれない?!データ・素材の管理方法についてお伝えしたいと思います!

webデザイナーの私が徹底的にデータ・素材を管理する理由

私はデータ・素材が正しく管理できていると、次のようなメリットがあると思っています。

データ・素材を管理するメリット
  • 自分の頭の中が整理できる
  • 仕事の優先順位が明確化される
  • つまらないミスが減る
  • データ・素材を探す時間が短縮される
  • チームに迷惑がかからなくなる
  • デザイン制作のトレーニングになる

冒頭でも少しお伝えしましたが、私がデータ・素材を整理整頓して管理する一番の理由「頭の中を整理するため」です。

データ・素材を整理整頓する中で、仕事の優先順位も明確化されますので、結果的につまらないミスが減ります。

チームでweb制作をする際、データ・素材の管理が出来ていないと、「間違えてデータを上書きしてしまった!」「チームメンバーが作ったデータがどこにあるのかわからない…」などといったトラブルが発生することがよくあります・・・。こんなことは出来れば防ぎたいですよね。

にゃーご
整理整頓できないと他の人に迷惑がかかるんだにゃ・・・

データ・素材が管理できていると、当然データ・素材を探すスピードも早くなります。webデザイナーの仕事は時間との戦いの部分もありますので、無駄な時間を1秒でも減らしたいですよね。

整理整頓することは、デザインの際のレイアウトの作業にも似ています。そのため、整理整頓することで、デザイン能力も少なからず養われるのではないかと思います。

えりー
汚いデスクトップからはデザインのインスピレーションも湧いてこないですしね・・・

このように、webデザイナーは良いデザインを生み出すためにも、データ・素材を適切に管理することが求められます。

webデザイナーのデータ・素材管理のキホン!

どのようなデータ・素材であっても、基本的には下記の方法で管理するのがおすすめです!

  1. まず、いらないデータを削除しましょう。
  2. データを整理してまとめます。
  3. 綺麗な状態が続くように、ルールを作ります。
  4. 日頃からルールに沿って整理整頓するように心がけます。
えりー
年に1回くらいはデータ・素材の大掃除もしたいですね!

webデザイナーのデータ・素材管理術1:デスクトップ

毎日見るパソコンのデスクトップ。まずはここから整理していきましょう!

いつも使うソフト類はタスクバーにまとめる

私の場合、いつも使うソフト類(Illustrator・Photoshop・Dreamweaver・Google Chrome・メモ帳 等)はタスクバーにまとめています。これだけで結構スッキリしますよ♪

デスクトップには必要最低限しか置かない

これが基本です!現在進行中の案件など必要なフォルダだけ、ショートカットを作ってデスクトップに出しておきます。

不要なデータ・素材は削除する

常に「ゴミ箱」は表示しておき、使わなくなったデータはさっさとゴミ箱にINしましょう!

webデザイナーのデータ・素材管理術2:ファイル・フォルダ

不要なファイル・フォルダは削除

デスクトップと同じく、不要なファイル・フォルダはさっさと削除しましょう。

あまり使わないファイル・フォルダは別の場所に保存

必要だけどあまり使わないファイル・フォルダは、外付けハードディスク or オンラインストレージへ移動します。

えりー
私はあまり使わないデータをGoogleドライブにアップロードしています。

同じ種類のファイルはフォルダにまとめる

同じ種類のファイルは、フォルダにひと纏めにしましょう。

おすすめのフォルダ分け
project-クライアント名-コーディング・デザイン・資料 など

えりー
クライアント毎にフォルダ分けするのがおすすめです!

ファイル・フォルダの管理ルールを作る

いらないファイルを削除して、整理整頓出来たところで、ファイル・フォルダの管理ルールを作りましょう。

おすすめのファイル・フォルダ管理ルール
  • ファイルは日付バージョンを付けて管理する
    「new」や「古い」等と言った名称だと、どれが新しいのかわかりにくくなってしまうので、日付やバージョンを付けて管理しましょう。(例:「top_180701.ai」「top_01.ai」)
  • 不要ファイルは「ボツ」フォルダ
    不要ファイルは一旦「ボツ」フォルダに入れることで、管理しやすくなります。案件が終わったら、ボツフォルダ毎削除しましょう。
  • フォルダに番号五十音を付けると検索しやすい
    フォルダに番号や「【あ】【い】【う】…」等の五十音を付けると検索しやすくなります。
  • ファイル・フォルダ名の日本語表記は避ける
    macからwindowsにデータを送ると文字化けすることがあるので、ファイル・フォルダ名の日本語表記はなるべく避けましょう。
  • デザインファイルと一緒にフォント、画像などの素材も一つのフォルダにまとめる
    デザインファイル(ai,psd)と一緒に、使用フォントや画像などの素材も、一つのフォルダにまとめておくことをおすすめします。チーム内での共有をしやすくするためです。
  • チーム内でファイル・フォルダの場所を共有しておく
    チーム内で、ファイル・フォルダの場所を共有をしておくことも大切です。自分のローカルだけで管理しないようにしましょう。
  • アウトライン前・後のデータを両方保存しておく
    フォントをアウトラインしてしまうと元に戻す事ができませんので、アウトライン前・後のデータを両方保存しておきます。特に、Illustratorでグラフィックデザイン等を行う場合は注意が必要です。
えりー
クライアント名は五十音で管理すると探しやすいです!

webデザイナーのデータ・素材管理術3:デザインデータ

webデザイナーの場合、Adobe Illustrator・Photoshopなどのソフトを使用してwebデザインを行いますが、デザイン制作の中で、レイヤーを正しく管理することも重要です。

特にチームで作業をする場合、レイヤーを管理できていたほうが、スムーズに作業を行うことができるからです。

チームメンバーのためにも、最低限下記は行っておきましょう。

必要の無いレイヤーは削除する

必要の無いデータは都度削除するようにしましょう。第三者が見た時に、必要か不要かの判断がつかないためです。身の回りの整理整頓と同じですが、不要なものを捨ててから整理することが大切です。

私の場合、都度不要レイヤーを削除しますが、データ完成時に最後ももう一度すべてのレイヤーを見直して、不要レイヤーを取り除くようにしています。

レイヤーに名前をつける

レイヤーに名前をつけましょう。ファイルを開くと、よく「レイヤーのコピー」などといった名前のレイヤーが大量に置かれていることがあります。これではよくわかりませんよね…。

自分だけがわかっていれば良いという状況であっても、時間が経ってからレイヤーが整理されていないファイルを開くと、自分でもよくわからなくなる場合があります^^;

私の場合、レイヤーに「header」「footer」「contents」「menu」「background」などの名前を付けるようにしています。

ファイルを閉じる前に、レイヤーを折りたたみ、レイヤーをロック

私の場合、ファイルを閉じる前に、すべてのレイヤーを折りたたみ、レイヤーをロックするようにしています。レイヤーのロックはケースバイケースの時もありますが、背景など基本的には動かさない要素はロックしておいたほうが安全です。他の人がデータを編集した時に、背景が動いてしまったりすることを防ぐためです。

えりー
ちなみに、購入素材はID番号を入れておくとわかりやすいです!

特に、コーディング担当が別にいる場合は、レイヤーが整理されていたほうがスムーズに作業を行ってもらえますので、最低限、上記3つは行うようにすることをおすすめします。

webデザイナーのデータ・素材管理術4:メール

対応が終わったら、受信トレイから「済」フォルダに移動しましょう。

受信トレイには、未対応のメールのみしか残らないようにします。こうすることで、未対応の案件がわかりやすいですし、メールの見逃しも減ります。

また、古いメールは定期的に削除しましょう。

えりー
私の場合、1年以上前のメールは削除するようにしています。

webデザイナーのデータ・素材管理術5:データの共有・保存

チーム内のデータの共有・保存は、下記の方法がおすすめです。

  • Adobe Creative Cloud
  • Googleドライブ
  • Dropbox
  • 共有フォルダ

その他、こんなところも整理しましょう!

デスクトップやメールの他、私は下記も整理整頓するように心がけています。

スマホ

スマホの中にインストールされているアプリや保存されている写真データ等も、定期的に削除と整理整頓を行っています。

ブラウザのブックマーク(お気に入り)の整理

ブラウザのブックマークもフォルダ分けをし、すぐに探しやすくしています。

PCのソフト

不要なソフトをアンインストールすれば、PCが重くなりにくく、サクサク動いてくれます。

CSSのクラス名・ID名のルールを決める

コーディング時は、CSSのクラス名・ID名のルールを決めることも大切ですね。

まとめ

データ・素材を整理整頓して管理することで、作業効率がUPするだけでなく、頭の中が整理されてミスも少なくなります!また、デザインのインスピレーションも湧きやすくなると思います。ぜひ、日頃から整理整頓するように心がけてみてくださいね!

ABOUTこの記事をかいた人

猫と気ままに暮らすフリーランスwebデザイナー。
芸術学科卒 → 超ブラック企業のホームページ更新担当(正社員) → 正社員よりも稼ぐフリーター → 制作会社(バイト→正社員) → フリーランス(今ここ)
苦労もたくさんしてきましたが、やっぱりwebデザインは楽しい!これからwebデザイナーを目指す人にもwebの楽しさを伝えたい!そんな気持ちで記事を書いています。